L'email sembra sempre tanto comoda e così poco fastidiosa, specie se paragonata ad altri mezzi di comunicazione come i software di instant messaging, gli Sms, o persino le tradizionali telefonate; in fondo ognuno può decidere liberamente quanto spesso controllare la propria casella, mentre le chiamate e i messaggi di testo arrivano quando uno meno se l'aspetta.

Tutta apparenza, dice il dottor Thomas Jackson dell'Università inglese di Loughborough: il controllo che crediamo di avere è solo fittizio; in realtà, buona parte delle persone che usano l'e-mail ne è schiava, affetto dal bisogno compulsivo di sapere se sia arrivato qualche cosa di nuovo.

Il dottor Jackson ha calcolato che, dopo aver letto una mail, occorrono in media 64 secondi per riprendere il filo dei pensieri che si è interrotto. In una settimana si arriva a circa 8 ore e mezzo buttate solo per tornare a fare quello che si stava facendo prima di correre a guardare il client di posta.

Per molte persone si è sviluppata una sorta di dipendenza simile a quella che lega i giocatori compulsivi alle slot-machine: solitamente non si vince niente/non c'è nulla nella posta; di tanto in tanto, però, arriva un bel premio: un'email interessante. Così si continua ad aspettare con stress crescente che qualcuno ci invii un'email, e la paura di perdere missive importanti cresce.

L'uso di programmi che notificano l'arrivo di nuova posta sembrerebbe rappresentare una soluzione, ma anche questa è solo un'illusione: l'interruzione del filo dei pensieri ci sarebbe comunque, e il tempo verrebbe perso egualmente.

Il problema, dicono gli psicologi del lavoro, è che la gente si aspetta che la risposta a una mail sia pressoché immediata, e che tutti pretendano tale velocità da chiunque: ciò è fonte di stress.

Che cosa fare dunque per non soccombere alla schiavitù della posta elettronica? Disabilitare le notifiche, impostare il client di posta per visualizzare una minima parte di testo (così da poter decidere subito che cosa leggere immediatamente e che cosa può aspettare), limitare il numero delle email spedite (sono proprio tutte necessarie?), programmare delle pause prefissate in cui controllare la posta in arrivo e soprattutto usare per ogni compito lo strumento appropriato.

La posta elettronica va bene per testi almeno di media lunghezza che non hanno un'urgenza particolare; se si ha fretta, si usi un software di messagistica instantanea; se si deve collaborare su un progetto, usare i programmi messi a disposizione dai vari servizi disponibili (dalle suite per ufficio online alla creazione di un wiki).